Home Sweet Office – Outils de travail à distance et hacks

Le travail de bureau crée une cadence à nos jours. En fonction du temps que nous commençons à travailler, nous savons à quelle heure nous avons besoin pour nous réveiller, quitter la maison, aller à la salle de gym… La structure et les délais d’avoir à être physiquement quelque part se développe dans votre routine.

Lorsque vous travaillez à distance de la maison, il est facile de déplacer votre horaire au besoin. Vous pouvez accueillir une réunion plus tôt ou plus tard puisque vous n’avez pas besoin de vous soucier de faire la navette. Vous pouvez dormir pendant une heure supplémentaire et trouver un autre temps pour faire votre entraînement quotidien. Cependant, ne pas développer une routine est un segway commun à d’autres mauvaises habitudes. Sauter le déjeuner et les pauses, ne pas faire de l’exercice, s’occuper de tâches personnelles pendant les heures de travail, ce sont tous des pièges communs.

Créer et s’en tenir à des habitudes saines aidera à s’assurer que tous les domaines de votre vie reçoivent l’attention qu’ils méritent.

Travailler à partir de votre lit lorsque vous ne vous sentez pas bien sonne comme une excellente idée. Travailler à partir de votre canapé salon tout en regardant la télévision est certainement confortable. Mais ce sont deux habitudes qui peuvent ralentir la productivité et causer des problèmes ergonomiques.

Concevoir un espace de travail adéquat est essentiel pour votre productivité à long terme. Le bon soutien et l’espace vous permettront de mieux travailler et d’être plus productif. Il vous aidera également à séparer votre espace de travail de l’espace où vous vous détendez, ce qui contribue à l’équilibre travail-vie personnelle.

Il semble contre-intuitif que lorsque vous travaillez à distance de la maison, vous devez développer vos compétences de gestion du temps encore plus loin. Mais quand vous êtes à la maison toute la journée, il est plus facile d’être distrait et submergé par différents projets et responsabilités.

Une erreur commune est de surestimer ce que vous pouvez faire avec le temps libre supplémentaire que vous avez. Maintenant que vous n’avez pas besoin de se rendre au bureau tous les jours, vous vous sentez comme vous pouvez prendre sur beaucoup plus. Par conséquent, vous vous sentez dépassé par la réservation de trop d’obligations le même jour.

Le temps bien planifié est essentiel.

3.1 Voici quelques pratiques exemplaires en matière de gestion du temps réussie :

• Horaires pauses dans votre calendrier – il est facile de planifier des réunions dos à dos et de rejeter votre besoin de pauses et de repas. La planification de vos pauses sur votre calendrier vous permet de s’assurer que vous n’aurez pas trop de rendez-vous réservés. Les rendez-vous de pause programmés servent également de rappel doux pour prendre soin de vos besoins.
• Planifiez le temps de travailler sur des projets prioritaires – parfois en sachant qu’une date limite approche ne suffit pas, vous avez réellement besoin de planifier le temps de travailler sur elle. Vous pouvez créer des blocs de temps où vous réglerez toutes les autres distractions (e-mails, appels téléphoniques, notifications d’applications) et vous concentrerez sur le travail.
• Réservez un peu de temps supplémentaire pour chaque réunion – lorsque nous travaillons en ligne, nous réservons souvent des réunions consécutives car nous n’avons pas besoin d’envisager le temps de déplacement. Bien que bien intentionné, sauter d’un appel à l’autre est en fait contre-productif. Mettre de côté un peu de temps supplémentaire pour chaque réunion vous permet d’organiser vos notes et d’entrer vos éléments d’action alors qu’ils sont encore frais dans votre esprit. Il vous donne également le temps de changer de vitesse et de vous préparer à la prochaine réunion.
• Soyez réaliste – La gestion du temps dépend également d’attentes réalistes. Souvent, nous n’allouons pas assez de temps pour une réunion ou pour travailler sur un projet. Cela perturbe votre horaire pour toute la journée. Il entraîne des retards dans les réunions ou les délais prévus, ce qui a une incidence sur votre relation avec les clients et les collègues. Il est également plus probable pour vous de sauter de saines habitudes, afin de rattraper les retards. Soyez réaliste quant à vos engagements et allocations de temps, afin que vous puissiez offrir de la qualité dans chaque projet sans vous sentir dépassé.

Même lorsque vous maîtrisez les compétences en gestion du temps est difficile de tout faire en même temps. La priorisation est un élément essentiel de la productivité. Lors de la gestion de votre temps, vous souhaitez allouer du temps pour les tâches qui nécessitent le plus votre attention. Une excellente façon de décider de ce qu’il faut classer est la matrice Eisenhower(https://www.eisenhower.me/eisenhower-matrix/).

Il existe de nombreux outils et applications cool disponibles pour vous aider à gérer votre temps et jongler à la fois les responsabilités personnelles, familiales et professionnelles. Les intégrer dans votre routine vous permettra de prendre le contrôle de votre temps et de prendre en compte les responsabilités en fonction de leur priorité.

De nombreuses organisations intègrent des outils de productivité et de gestion de projet comme mécanisme de collaboration d’équipe. Si vous n’en avez pas utilisé un auparavant, il existe de nombreuses options disponibles avec des prix et des fonctionnalités différents.

Mais les outils de productivité ne se limitent pas à la collaboration d’équipe au travail. Vous pouvez les utiliser pour gérer vos responsabilités personnelles et familiales ainsi et avoir un aperçu complet de ce qui doit être fait.

L’objectif est de développer des rappels automatisés, de sorte que vous n’avez pas à vous soucier de quelque chose qui glisse votre esprit. Les articles d’action de votre équipe appellent ce matin. Ajoutez à votre liste de projets. Vous voulez vous assurer que vos passeports familiaux seront renouvelés avant leur expiration? Ajoutez à votre liste de projets. Un client vous a demandé de faire un suivi avec eux dans un mois. Ajoutez à votre liste de projets.

Les outils de productivité vous facilitent la visualisation de chaque domaine de votre vie en tant que « projet ». Vous pouvez attribuer des priorités, des délais et des rappels et prendre le contrôle de vos responsabilités. Considérez ceci comme votre tableau de bord personnel, et utilisez-les dans le cadre de la planification de votre semaine, votre journée et vos engagements.

Il existe de nombreux outils de productivité différents disponibles avec différentes fonctionnalités. Il devrait donc être facile d’en trouver un qui convient à tous vos différents besoins.

Une autre compétence essentielle que vous devez développer lorsque vous travaillez à domicile est d’améliorer vos compétences en communication. Nous sommes habitués à communiquer en personne et à utiliser le langage corporel et le ton comme outils auxiliaires pour faire passer notre point de vue. Lorsque nous passons au travail en ligne, nous perdons certains de ces indices de communication. Par conséquent, nous pourrions avoir besoin de revoir notre style de communication.

Le travail à distance signifie que vous ne pouvez pas vous rendre au bureau de votre collègue et lui demander s’ils ont un rapport dont vous avez besoin. Au lieu de cela, vous envoyez maintenant un e-mail, ou un message, pour demander ces informations. Nos styles de communication sont différents pour la communication verbale et écrite. Les communications écrites sont généralement plus formelles que nos interactions en tête-à-tête, il est donc possible que nos messages se présentent sur un ton différent qu’il était prévu.

Si vous travaillez à distance à partir de la maison, vous devez élaborer un plan de communication qui garantit que votre message est reçu comme prévu. Il s’agit notamment d’analyser le ton de votre message, de renforcer les relations avec vos collègues et de trouver quelle méthode de communication fonctionne le mieux à votre public.

En fin de compte, l’un des principaux avantages de travailler de la maison est la flexibilité qu’il apporte. Si mis en œuvre avec succès votre stratégie de siège social vous permettra d’être plus productif, de développer un meilleur équilibre travail-vie personnelle et de consacrer plus de temps à tous les aspects de votre vie.

Aucune personne n’est la même, donc vous aurez besoin de prendre le temps de tester les options qui fonctionnent le mieux pour vous. Amusez-vous à développer votre bureau doux à la maison.

Comment transformer votre maison en bureau productif? Partagez vos conseils et suggestions ci-dessous!